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Arbeitspaket 1: Projektmanagement

Zusammenfassung der Aktivitäten

Arbeitspaket 1 konzentriert sich auf das Management und die Koordination des XR-Energy-Projekts, um eine reibungslose Durchführung und qualitativ hochwertige Ergebnisse zu gewährleisten. Zu den wichtigsten Aktivitäten innerhalb dieses Pakets gehören regelmäßige Sitzungen, Überwachung und Budgetkontrolle sowie der Umgang mit allen Risiken und Herausforderungen, die während des Projekts auftreten können.

Kick-Off Meeting

• Veranstaltungsort: Berlin
• Datum: September 2023
• Führende Organisation: Sustainum (SUS)
• Teilnehmende Organisationen: Alle Partner (FLC, BZB, CF, M7, GWA)
• Erwartete Ergebnisse:
  • Klärung der Projektziele und -anforderungen.
  • Vorstellung des Projektteams und Festlegung der Rollen und Zuständigkeiten.
  • Erörterung der Projektstrategie, des Plans, der Meilensteine und der Zeitvorgaben.

Monatliche Videokonferenzen

• Häufigkeit: Monatlich
• Teilnehmer: Mindestens eine verantwortliche Person aus jeder Partnerorganisation.
• Zweck: Kontinuierliche Überwachung des Projektfortschritts, Erörterung von Zwischenergebnissen, Treffen notwendiger Entscheidungen und Behandlung aufkommender Probleme.

Transnationale Begegnungen

• Erstes transnationales Treffen:
  • Veranstaltungsort: Zaragoza, Spanien
  • Datum: März 2024
  • Führende Organisation: FLC
  • Erwartete Ergebnisse:
    • Präsentation und Bewertung der ersten Ergebnisse.
    • Identifizierung und Auswahl von mindestens fünf Anwendungsfällen für XR-Vorlagen.
• Zweites transnationales Treffen:
  • Veranstaltungsort: Krefeld, Deutschland
  • Datum: TBD
  • Führende Organisation: BZB
  • Erwartete Ergebnisse:
    • Bewertung der entwickelten XR-Prototypen.
    • Entscheidung über die endgültigen XR-Vorlagen für die weitere Optimierung.

Kontinuierliche Überwachung und Bewertung

• Methoden: Monatliche Videokonferenzen, persönliche transnationale Treffen und interne Überprüfungen durch technische Experten.
• Werkzeuge: Eine Kooperationsplattform für den Austausch von Dokumenten und Fortschrittsberichten zwischen allen Partnern.

Budgetkontrolle und Zeitmanagement

• Ansatz: Vierteljährliche Vorauszahlung für Projektmanagement-Aktivitäten, Erstattung der Reise- und Aktivitätskosten nach Abschluss der Arbeiten.
• Überwachung: Regelmäßige Überprüfungen während der monatlichen Sitzungen, um rechtzeitige Fortschritte und die Einhaltung des Budgets zu gewährleisten.

Risikomanagement

• Strategie: Proaktive Identifizierung und Erörterung potenzieller Risiken während der monatlichen Sitzungen.
• Notfallpläne: Umverteilung von Aufgaben zwischen den Mitgliedern des Konsortiums im Falle unerwarteter Probleme.

Zugänglichkeit und Inklusion

• Digitaler Schwerpunkt: Betonung virtueller Sitzungen, um die Beteiligung zu erhöhen und die CO2-Emissionen zu reduzieren.
• Eingliederungsmaßnahmen: Nutzung digitaler Hilfsmittel, um Teilnehmern mit Mobilitäts- oder Sinneseinschränkungen gerecht zu werden.

Durch die Konzentration auf diese strukturierten Aktivitäten stellt das Arbeitspaket 1 sicher, dass das XR-Energy-Projekt eine klare Richtung beibehält, die Ressourcen effektiv verwaltet und die Ziele innerhalb des festgelegten Zeit- und Budgetrahmens erreicht werden.